شماره گذاری ، امضاء و پلمپ دفاتر تجاری

داشتن دفاتر تجاری برای تنظیم و ترتیب اداره امور تجار و شرکت های تجاری مفید و قانوناَ لازم است. تعیین وضع دارایی و نگاهداری حساب سود و زیان و تهیه ترازنامه، بر اساس این دفاتر به عمل می آید.به علاوه دفاتر مذکور در تشخیص و تعیین مالیات، مورد استفاده ممیزان مالیاتی قرار می گیرند و نیز در تعیین نوع ورشکستگی تاجر و شرکت تجاری، می توانند ملاک باشند.
به موجب ماده 6 قانون تجارت، دفاتری که داشتن آن ها برای تجار ( و شرکت های تجاری ) الزامی است عبارتند از :
– دفتر روزنامه .
– دفتر کل.
– دفتر دارایی.
– دفتر کپیه .
دفاتر دیگری به نام های دفتر صندوق، دفتر انبار و غیره وجود دارد که قانون تجارت ، تصریحی در الزام به داشتن آن ها ندارد. این دفاتر ، دفاتر معین نامیده می شوند و برخی از تجار و شرکت های تجاری از آن ها استفاده می کنند.

• شماره گذاری ، امضاء و پلمپ دفاتر تجاری

چون دفاتر تجاری ، سندیت دارند و دلیل محسوب می شوند برای حفظ اعتبار و مصون داشتن آن ها از تقلب و دست بردن احتمالی، شماره گذاری صفحات و امضاء و پلمپ آن ها ، لازم شده است.
دفاتر تجاری به استثناء دفتر کپیه ، قبل از آن که چیزی در آن نوشته شده باشد، باید توسط نماینده اداره ثبت ، امضاء شود. برای دفتر کپیه امضای مزبور لازم نیست . ولی باید اوراق آن، دارای شماره ترتیبی باشد. در موقع تجدید سالیانه هر دفتر ، مقررات مزبور رعایت خواهد شد.
امضاء و پلمپ دفاتر تجاری، در تهران توسط اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری  و در خارج از تهران توسط متصدی مخصوصی که از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور تعیین می گردد، انجام می شود.
دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر دارایی که برای امضاء به متصدی امضاء ، تسلیم می شود باید دارای شماره ترتیبی بوده و قیطان کشیده باشد. و متصدی امضاء ، مکلف است صفحات دفتر را شمرده، در صفحه اول و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات آن را با تصریح به اسم و رسم صاحب دفتر، نوشته با قید تاریخ امضاء و دو طرف قیطان را با مهر سربی، که وزارت دادگستری برای این مقصود تهیه می نماید، منگنه کند. لازم است که کلیه اعداد حتی تاریخ، با تمام حروف نوشته شود.
جهت طی مراحل پلمپ دفاتر تجاری در قدم اول می بایست به سامانه اداره ثبت شرکت ها مراجعه کنید و گام به گام اطلاعات خواسته شده را در سامانه تکمیل کنید.
این اطلاعات شامل موارد زیرند :
1- اطلاعات متقاضی حقوقی 
وارد نمودن تابعیت ، شناسه ملی شخص حقوقی، شماره تلفن و کد پستی ، اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده
2- اطلاعات شخصیت حقوقی 
3-  اطلاعات تکمیل کننده اظهارنامه
درج اطلاعات مربوط به یکی از اعضاء هیات مدیره
4- هیات مدیره شرکت / موسسه 
درج اطلاعات سایر افراد هیات مدیره نظیر نام ، نام خانوادگی ، شماره همراه ، کد پستی و …
5- سمت هیات مدیره شرکت / موسسه
وارد نمودن عضو هیات مدیره ، سمت وی، مدت تصدی ، تاریخ شروع سمت ، تعیین وضعیت حدود حق امضاء اعضای هیات مدیره و سمت عضو هیات مدیره

شماره گذاری ، امضاء و پلمپ دفاتر تجاری ثبت شرکت نیک