ترتیب تنظیم دفاتر و اعمالی که در دفترنویسی ممنوع است

به موجب ماده 6 قانون تجارت هر تاجری برای اینکه کلیه معاملات و خرید و فروش هایش در طول یک روز و یک هفته و یک سال معین و مشخص باشد باید دارای دفاتری به شرح ذیل باشد. 
1- دفتر روزنامه 
2- دفتر کل 
3- دفتر دارایی
4- دفتر کپیه

• ترتیب تنظیم دفاتر مورد بحث

دفاتر روزنامه و کل و دارایی تاجر باید قبل از آنکه چیزی در آن نوشته شود به وسیله نماینده اداره ثبت محل امضا شود و اوراق باید شماره بندی بوده و نرتب باشد و کلیه معاملات و صادرات و واردات به ترتیب تاریخ در صفحات مزبور ثبت گردد و بدون خط خوردگی و منظم باشد. به این جهت تراشیدن و حک کردن و پاک کردن و اضافه و الحاق نمودن و کم نمودن اوراق آن ممنوع است و موجب مخدوش بودن و بی اعتباری آن می گردد . همینطور در حاشیه و یا متن آن نباید چیزی اضافه گردد و تاجر موظف است کلیه دفاتر خود را از پایان هر سال به مدت ده سال نگهداری نماید و دفاتر مزبور در صورتی مطابق قانون تجارت تنظیم شده باشد بین تجار و در امور تجاری سندیت دارد. به طوری که اگر خوب تنظیم گردد به نفع ( له ) تاجر و اگر نامنظم باشد بر ضرر ( علیه ) تاجر به عنوان دلیل مورد استفاده قرار می گیرد . 
اما ذکر این نکته ضروری است که علاوه بر موارد مزبور که در قانون تجارت راجع به دفاتر تجاری تاجر پیش بینی گردیده است آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر موضوع تبصره 1 ماده 95 قانون مالیات های مستقیم مصوب 3 / 12 / 1366 از لحاظ اخذ مالیات راجع به دفاتر تجار مواردی پیش بینی نموده است.

• اعمالی که در دفترنویسی ممنوع کردیده عبارتند از :

1- قلم زدن مندرجات دفاتر قانونی و نوشتن بین سطور و حاشیه آن ها 
2- تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر قانونی 
3- محو یا ناپدید کردن مندرجات دفاتر با رنگ یا جوهر و یا هرگونه وسایل شیمیایی و نظایر آن ها 
4- جای سفید گذاشتن در هر صفحه بیش از حد معمول در دفاتر قانونی و همچنین سفید ماندن تمام یا یک یا چند صفحه از دفاتر روزنامه و مشاغل در اثناء عملیات

• وظیفه ممیز مالیاتی

در صورتی که دفاتر مورد بحث از لحاظ نحوه تنظیم حساب ها و نگهداری و نوشتن و یا از سایر جهات به نظر ممیز مالیاتی قابل رسیدگی نباشد و این امر مورد تایید سرممیز مالیاتی قرار بگیرد و مردود اعلام شود. ممیز مالیاتی باید چگونگی را با ذکر دلایل کافی و به طور کتبی به مودی ابلاغ نموده و پرونده امر را برای رسیدگی به هیئت سه نفری حسابرسان منتخب وزیر امور اقتصادی و دارایی ارسال نماید. چنانچه مودی ظرف یک ماه از تاریخ ابلاغ به آن هیئت مراجعه و با ارائه دلایل کافی رفع اشکال نماید مالیات بر اساس همان دفاتر اخذ خواهد شد، در غیر اینصورت هیئت سه نفری به طور علی الراس میزان آن را تعیین خواهد نمود. 
لازم به ذکر است که برای هر یک از تخلفات مندرج در ماده 21 آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر دفاتر تجاری، از قبیل قلم زدن مندرجات دفاتر قانونی، تراشیدن و پاک کردن و محو کردن و غیره جرائم نقدی از پنج هزار ریال الی یکصد هزار ریال حسب مورد اخذ خواهد شد که جزییات و خصوصیات آن در ماده مزبور مشخص گردیده است و علاقه مندان برای اطلاعات بیشتر می توانند به آیین نامه مزبور مراجعه نمایند. 
از انتخابتان متشکریم.

ترتیب تنظیم دفاتر