ثبت و تنظیم صورتجلسات شرکت

برای انجام هرگونه تغییر در شرکت مانند ورود و خروج شرکاء ، افزایش یا کاهش سرمایه شرکت و ... باید صورت جلسه تغییرات تنظیم شود. صورتجلسه به نوشته هایی گفته می شود که حاوی مذاکرات و مصوبات جلسه های رسمی می باشد. به طور معمول صورتجلسات شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه ، حاضرین و غایبین و مصوبات و مذاکرات جلسه است. 
معمولاَ صورتجلسات در قالبی از پیش تعیین شده نوشته می شوند ، تمرکز اصلی صورتجلسات بر ذکر مصوبات با ذکر اقدام کنندگان و مهلت اقدام است ، از همین رو یکی از خدمات کیا ثبت تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت ها می باشد و متخصصان این مرکز به بهترین نحو فرآیند تغییرات شرکت شما را انجام خواهند داد. 
تغییرات در شرکت ها به طور کلی بایستی بر طبق صلاحیت مجمع عمومی باشند به طوری که برخی تغییرات در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده و برخی دیگر عادی می باشند. مواردی که فوق العاده می باشند به صورت ذیل است :
- افزایش یا کاهش سرمایه شرکت 
- ورود و خروج شرکاء شرکت 
- تغییر نام شرکت 
- تغییر موضوع شرکت 
- تغییر آدرس شرکت 
- نقل و انتقال سهام 
- و به طور کلی تغییراتی که در اساسنامه شرکت قید شده باشد در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده می باشد. 
اهم صورتجلسات عبارتند از :
1- صورتجلسه هیات مدیره 
2- صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه 
3- صورتجلسه مجمع عمومی عادی یا عادی به طور فوق العاده 
4- صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده

• نحوه ی تنظیم صورتجلسات مجمع عمومی فوق العاده:

1- عنوان صورتجلسه،«صورتجلسه ی مجمع عمومی فوق العاده»
2- نام کامل شرکت و نوع حقوقی شرکت  و شماره ثبت
3- سرمایه ثبت شده ی شرکت
4- محل و تاریخ و ساعت برگزاری مجمع و ذکر تعداد اعضاء شرکت کننده در مجمع و در صورت نشر آگهی دعوت،اشاره به روزنامه ناشر و تاریخ و مفاد آگهی
5- در صورتی که تعداد اعضاء شرکت محدود باشد نام و نام خانوادگی و تعداد سهام آن ها
6- تعیین اعضاء هیئت رئیسه (در خصوص شرکت سهامی)
7- نگارش تصمیمات اتخاذ شده در خصوص تغییر ماده یا موادی از اساسنامه شرکت و یا موادی که در صلاحیت مجمع فوق می باشد با ذکر جزئیات مربوط به آن
مواردی که در صلاحیت مجمع عادی می باشد و می توانند در ثبت تغییرات شرکت انجام دهند ، مربوط به انتخاب روزنامه کثیرالانتشار، تصویب تراز سود و زیان شرکت ، انتخاب یا تمدید اعضای هیات مدیره ، تعیین سمت هیات مدیره ، تغییر حق امضا را نام برد. 
آنگاه صورتجلسه امضاء و به ضمیمه مدارک لازم به مرجع ثبت شرکت ها تحویل گردد.

• نحوه ی تنظیم صورتجلسات مجمع عمومی :

عادی سالیانه یا عادی بطور فوق العاده
1- عنوان صورتجلسه «صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه بطور فوق العاده
2- نام کامل شرکت و نوع حقوقی شرکت و شماره ی ثبت
3- سرمایه ی ثبت شده ی شرکت
4- محل و تاریخ و ساعت برگزاری مجمع و ذکر تعداد اعضاء شرکت کننده در مجمع و در صورت نشر آگهی دعوت،اشاره به روزنامه ناشر و تاریخ و مفاد آگهی 
5- تعیین اعضاء هیئت رئیسه(در خصوص شرکت های سهامی)
6- نگارش تصمیمات اتخاذ شده در خصوص تعیین:
الف) اعضاء هیئت مدیره با ذکر نام و نام خانوادگی آنان و اصلی یا علی البدل بودن آن ها
ب) بارزسان شرکت با ذکر مشخصات کامل سجلی آن ها و اصلی یا علی البدل بودن هر یک از آنان همچنین قید نشانی کامل محل سکونت ایشان
ج) تعیین روزنامه کثیرالانتشار
د) تصویب ترازنامه و حساب سود و زیان با ذکر سال مالی مربوط
سپس با تعیین وکیل شرکت مشخصات وی را جهت امضاء ذیل دفاتر به ثبت شرکت ها اعلام می نمایند.
صورتجلسه امضاء و به ضمیمه مدارک لازم و با درخواست کتبی دارندگان امضاء مجاز مراتب انجام تغییرات به ثبت شرکت ها اعلام می گردد.

• صورتجلسه ی هیئت مدیره:

بدیهی است وقتیکه اعضاء هیئت مدیره در صورتجلسه مجمع عمومی عادی یا حسب مورد فوق العاده تعیین می گردند صورتجلسه هیئت مدیره در خصوص تعیین سمت هر یک از اعضاء خود و نیز دارندگان امضاء مجاز شرکت و حسب مورد تعیین وظایف مدیر عامل به مرجع ثبت شرکت ها به انضمام هر یک از صورتجلسات مجامع فوق ارائه می گردد که باید نکات ذیل در آن رعایت و نگارش یافته باشد.
1- عنوان صورتجلسه «صورتجلسه ی هیئت مدیره»
2- نام کامل شرکت،نوع حقوقی شرکت و شماره ی ثبت
3- محل و تاریخ ساعت برگزاری جلسه با ذکر تعداد اعضاء هیئت مدیره شرکت کننده در جلسه و در صورت نشر آگهی دعوت از اعضاء هیئت مدیره و یا دعوت به هر طریق قانونی و مقرر شده،اشاره به آن
4- ذکر نام و نام خانوادگی و سمت هر یک از آنان و نیز ذکر نام و نام خانوادگی مدیر عامل و تصریح به اینکه وی عضو هیئت مدیره نیز می باشد و یا از خارج برای تصدی این سمت انتخاب شده است.
5- معرفی دارندگان امضاء مجاز شرکت با ذکر جزئیات و مواردی که جهت رتق و فتق امورات شرکت نیاز به امضاء دارند.البته جهت معرفی دارندگان حق امضاء مجاز شرکت به ماده مربوط در اساسنامه شرکت نیز باید توجه نمود.سپس صورتجلسه به امضاء حاضرین در جلسه با ذکر نام و نام خانوادگی آن ها رسیده و نگارش صورتجلسه با اشاره به نام و نام خانوادگی غایبیبن در جلسه خاتمه می یابد.
ارائه مدارک لازم و مورد نیاز به انضمام صورتجلسه فوق الذکر به مرجع ثبت شرکت ها الزامی است.
جهت ثبت تغییرات شرکت می توانید به موسسه حقوقی کیا مراجعه نمایید و از خدمات تخصصی این موسسه معتبر و متخصص بهره مند شوید.

ثبت و تنظیم صورتجلسات شرکت